Zakelijke portretten voor teams

De fotograaf heeft een ruimte nodig van ongeveer 4 bij 5 meter, liefst met een deur, zodat de sessie geen schouwspel wordt. De opbouw duurt 30–45 minuten: achtergrond, twee of drie lampen en een laptop om de resultaten te laten zien.

Daarna krijgt iedereen een tijdslot van drie tot vijf minuten, genoeg voor een paar poses en een snelle blik op het scherm. Met een goed schema zijn 10–15 mensen per uur haalbaar.

Eén contactpersoon die de tijdsloten rondstuurt en laatkomers achter de broek zit, maakt het grootste verschil op de dag.

Bepaal de stijl vóór de dag, want die moet jarenlang hetzelfde blijven:

• Achtergrond: wit, grijs, een huiskleur, of je kantoor zacht onscherp. Een kantoorachtergrond oogt natuurlijker, maar is lastiger te evenaren voor toekomstige collega's.
• Uitsnede: hoofd en schouders is standaard; halflang geeft ruimte voor website-layouts.
• Uitdrukking: een toegankelijke glimlach, neutraal, of een keuze uit beide.
• Kledingvoorschrift: effen kleuren, geen drukke patronen, geen logo's van concurrenten. Een bril is prima; de fotograaf past de hoek aan tegen reflecties.

Vraag de fotograaf om de lichtopstelling, het objectief en de instellingen vast te leggen. Als er nieuwe collega's bijkomen, kan dezelfde fotograaf – of een andere met de aantekeningen – de stijl evenaren.

Meestal kiest iedereen een of twee favorieten, op de dag zelf via de laptop of later in een online selectiegalerij. De gekozen foto's worden vervolgens geretoucheerd: kleur, belichting, onzuiverheden, losse haartjes. Uitgebreidere retouche is meestal een extra.

Levering in meerdere uitsneden (vierkant voor interne systemen, staand voor de website, liggend voor LinkedIn-banners) scheelt je ontwerpteam werk. Geef aan welke bestandsnamen je wilt, bijvoorbeeld voornaam en achternaam, en spreek dat af vóór de levering.

Portretten van medewerkers die op je website of in bedrijfssystemen staan, vallen onder de AVG. Veel bedrijven vragen medewerkers om schriftelijke toestemming en verwijderen foto's als iemand vertrekt. Overleg met je privacyfunctionaris; dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

Zakelijke offertes zijn vaak exclusief btw; vraag om een factuur op naam van het bedrijf. Voor bredere fotografie van het kantoor en mensen aan het werk op dezelfde dag, combineer je dit met bedrijfsfotografie. Voor Amsterdam en Eindhoven beschrijven de pagina's portretfotograaf in Amsterdam en portretfotograaf in Eindhoven de lokale mogelijkheden.

Als collega's over kantoren verspreid zitten of de helft van de week thuiswerken, is iedereen voor één achtergrond krijgen het lastigste deel. Wat werkt:

• Kies de drukste kantoordag. Bij veel Nederlandse bedrijven zijn dinsdag tot en met donderdag de kantoordagen; maandag en vrijdag is het rustig.
• Stuur een week van tevoren een boekingslink met tijdsloten, en de dag ervoor een herinnering.
• Boek een paar weken later een tweede, kortere sessie voor wie de eerste heeft gemist.
• Gebruik op elk kantoor dezelfde opstelling. Met de vastgelegde aantekeningen over licht en achtergrond kan een fotograaf de stijl op een andere dag herhalen in Rotterdam, Utrecht of Eindhoven.

Collega's op afstand die niet naar kantoor kunnen komen, kunnen soms een individuele portretsessie bij hen in de buurt boeken, met dezelfde briefing voor achtergrond en uitsnede. Het resultaat is niet altijd identiek, maar komt dicht genoeg in de buurt voor een teampagina.